Эффективное управление информацией: 8 практических советов для строительных и инженерных проектов

 Статья, которую написал для Дзена ПСС

Эффективное управление информацией: 8 практических советов для строительных и инженерных проектов

Управление информацией (файлами, папками) должно оставаться эффективным даже за пределами специализированной системы. Как этого добиться? Вот некоторые правила, проверенные многолетней практикой.

С начала 2000-х годов мы активно занимаемся внедрением Сред Общих Данных (СОД, или англ. CDE — Common Data Environment). Однако независимо от того, какую систему вы используете, будь то мощная СОД или классическая файловая система Windows, существуют универсальные правила организации данных. Эти принципы особенно критичны, когда возникает необходимость обмена файлами с коллегами, не работающими с Вами в единой среде, или их выгрузки на обычные диски.

Управление информацией (файлами, папками) должно оставаться эффективным даже за пределами специализированной системы. Как этого добиться? Вот некоторые правила, проверенные многолетней практикой.

1             «Краткость — сестра таланта» (© Чехов А.П.) и практичности

Десятилетия нас сопровождает ограничение Windows на длину пути к файлу — 260 символов. В рамках CDE это может быть незаметно, но при работе с обычными папками это становится настоящей проблемой.

Правило: Соблюдайте краткость. Используйте короткие и понятные названия для папок и файлов. Всё дополнительное описание и метаданные следует выносить в атрибуты файлов (свойства), а не в их имена.

Рис. 1.1

2              Типизируйте структуры и названия

Главное правило эффективности — единообразие. В типовой структуре даже сверхкороткие названия папок будут читаться понятно и нести свой смысл.

Правило: Типизируйте структуру папок и правила именования от проекта к проекту. На нескольких верхних уровнях иерархии она должна быть идентичной. Это позволяет новым сотрудникам и участникам проекта практически без обучения быстро ориентироваться в информации, точно зная, где и что искать. 

3             Используйте префиксы для логического порядка

Префиксы — это мощный инструмент для организации информации. Когда вы выгружаете материалы в Windows и сортируете их по имени, они располагаются в соответствии с алфавитно-цифровым порядком.

Правило: Применяйте цифровые или буквенно-цифровые префиксы (например, `01_`, `02_`, `51_`,) для папок и файлов. Это позволяет вручную задать нужную последовательность и всегда сохранять единую логическую структуру данных, обеспечивая их правильное представление и легкий переход по разделам.

Рис. 3.1

4             Создавайте дополнительные контейнеры для группировки

Часто информации так много, что требуется дополнительный уровень организации по форматам, статусу или другим признакам.

Правило: Создавайте папки-контейнеры для группировки данных по типу или статусу. Например, в папке «Рабочая документация» можно создать вложенные каталоги `DWG` (для редактируемых исходников из nanoCAD) и `PDF` (для конечной проектной продукции). Или разделять материалы по статусу: «На согласовании», «Согласовано». Это значительно ускоряет навигацию. Или в контейнер заключать пакет передаваемой информации.

Рис. 4.1

5             Добавляйте суффиксы версий (ревизий) при обмене материалами

При обмене файлами вне СОД легко запутаться в версиях, особенно когда несколько сторон вносит изменения в документ.

Правило: Внедрите единый стандарт обозначения версий в именах файлов. Используйте суффиксы (например, я использую `_Rev02`, `_Rev13`). При изменении документа пересохраняйте его с очередным номером ревизии. Таким образом можно будет однозначно отделить разные версии документа друг от друга.

Некоторые системы уже позволяют выгружать материалы с суффиксом версии, присвоенной в системе (например, Vitro-CAD и Signal). Это позволяет в дальнейшем найти «хвосты»: понятно, какую версию отправили из Системы.

Рис. 5.1

Рис. 5.2

6             При нумерации ожидайте максимум

Если вы используете при сортировке цифры, имейте ввиду, что сортироваться они будут не по числовому значению, а как текст. Поэтому, если предполагается, что значение числа будет больше 9 (девяти), заранее укажите 0 перед первыми 9-ю числами.

В результате Вы получите правильную сортировку.

Вот пример:

Просто цифры 1 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 2 20 21 3 4 5 6 7 8 9

Постоянная длина 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

7             Применяйте структурированную маску имени

Более 30 лет для обмена информацией успешно используется подход с «маской имени» — единым шаблоном, в котором каждая группа символов имеет значение.

Правило: Стройте именование по принципу «от общего к частному». Например: Проект->Участок->Корпус->Дисциплина->Номер документа. Разделяйте блоки стандартными разделителями (например, дефисом или подчеркиванием).

Это позволяет:

–     Группировать файлы в Проводнике Windows с помощью сортировки,

–     Быстро «зацепиться взглядом» за нужный блок информации и понять, к чему относится файл.

Используйте справочники для значений маски. Чтобы имена были единообразными даже в большой команде, маску нужно формализовать.

Разработайте и согласуйте справочники допустимых значений для каждого поля в маске имени. Например, для поля «Дисциплина» утвердить значения: `АР` — Архитектура, `КР` — Конструкции, `ИОС` — Инженерные системы. Это исключит разнобой в названиях.

На примере ниже принята цифровая идентификация файлов на основании справочников договоров, Организаций, Типа документа, Дисциплины, Зон и участков проекта.

Рис. 7.1

Ещё пример из одного крупного проекта

Рис. 7.2

8             Сохраняйте постоянную длину полей

Данным правилом пользуются не многие организации. В основном пользователи ведущих историю с 80-х годов прошлого века программных продуктов для проектирования энергетических объектов.  Данный приём может быть полезен для продвинутой автоматизации.

 

Правило: Для ключевых полей маски устанавливайте фиксированную длину. Если значение короче, дополняйте оставшиеся символы нулями или подчеркиваниями (например, для поля длиной 4 символа `ARCH`, `MEP_`, `STR_`). Это значительно упрощает автоматическую обработку и поиск по именам файлов, так как положение нужного блока информации всегда предсказуемо (известно, сколько символов необходимо обрезать с одной или другой стороны наименования).

Вот пример из одного проекта:

Рис. 8.1

Заключение

Эти простые, но эффективные правила помогают поддерживать порядок в данных как в рамках современных СОД, так и при работе в обычной файловой системе. Они экономят время, снижают количество ошибок и упрощают взаимодействие.

Успехов!